Papierloses Büro Vorteile, Nachteile Im Überblick

Wenn Sie bei den Worten papierloses Büro Vorteile, Nachteile und Risiken in den Kopf bekommen, dann haben Sie einen wichtigen Aspekt vergessen. Es ist nämlich wichtig welche Methode Sie zu Digitalisierung verwenden, wenn Sie gute Ergebnisse erzielen wollen.

Der Trend zum papierlosen Büro und warum er für Sie wichtig ist

Die Kosten für Papier und Druckertinte sind in jedem Büro enorm. Das ist nicht nur schlecht für die Umwelt, denn für die Herstellung von Papier muss viel Energie aufgewandt werden, nicht zu sprechen von der Entsorgung und dem eventuellen Recycling sondern auch für Ihr Unternehmen. Die Kosten können Ihr Geschäftsergebnis deutlich schmälern. Gleichzeitig haben Sie allerdings schon überall Rechner und lokale Netzwerke oder zumindest einen Internetanschluss. Es bietet sich also für fast jeden Betrieb an mit digitaler Verwaltung zu arbeiten. Der nächste logisch Schritt ist dann das papierlose oder wenigstens papierarme Büro.

Papierloses Büro Vorteile, Nachteile und Tipps

Kommen wir also zu den Stellen wo ein papierloses Büro Vorteile, Nachteile und Einsparungen birgt.

Platz und Ressourcen sparen durch Digitalisierung

Zuerst einmal ein ziemlich offensichtlicher Vorteil: Sie werden tonnenweise Platz sparen. Jeder weiß das man ganze Büchereien auf einem USB-Stick speichern kann. Sie werden also ganze Reihen an Aktenregalen einsparen können. Hier ein paar Daten 20 kB entsprechen 3 Seiten voller Text das heißt ein 10 GB USB-Stick kann 50.000 Seiten Text enthalten. Das ist für viele kleinere Büros schon alles was man benötigt. Ein Aktenordner enthält ja vielleicht so um die 100 Seiten das heißt Sie haben Platz für 500 Ordern auf dem USB-Stick.

Ständiger ortsunabhängiger Zugriff auf Ihre Daten

Wenn Sie Daten in einem Ordern im Aktenschrank „gespeichert“ haben, dann sind diese relativ sicher im Aktenschrank gelagert. Solange niemand einbricht, kein Feuer ausbricht oder alles unter Wasser steht werden diese Daten so schnell nicht verloren gehen. Gleichzeitig sind diese Daten aber auch nur verfügbar, wenn Sie vor Ort in den Ordner schauen. Wenn Sie verschieden Standorte besitzen, die räumlich auch noch weit voneinander entfernt sind, dann müssen se die Dokumente wohl kopieren oder Kurierdienst und Telefon verwenden.

Wenn Sie einen papierlosen Arbeitsplatz betreiben und ein gut verwaltetes Netzwerk, dann können Sie auf Ihre Daten von überall zugreifen. Dazu gibt es Verwaltungsprogramme, die Ihnen bei der Verwaltung und Überwachung von geteilten Dokumenten helfen. Sie müssen nur darauf achten, dass Ihre Netzwerksicherheit ausreichend ist. Sollte jemand es schaffen in Ihr Netzwerk einzudringen können schnell große Mengen Daten verloren gehen. Das ist ein Nachteil der platzsparenden und immer und überall verfügbaren Speicherung von Daten.

Papierloses Büro Vorteile, Nachteile - Sicherheit ist wichtig
Sollten Löcher in der Netzwerksicherheit auftreten, dann ist das Staunen groß.

Finanzielle Vorteile

Ein sehr interessanter Aspekt ist natürlich die finanzielle Seite des papierlosen Büros. Wie bereits in der Einleitung erwähnt ersparen Sie sich eine große Menge an Papier. Dazu kommen noch Kurier, Drucker, Druckertinte, Ordern und was e sonst noch an Büromaterialien gibt. Wie Sie sehen kommt da so einiges zusammen. Durch Einsparungen bei der Infrastruktur und durch schnellere reibungslose Kommunikation erhöht sich auch die Produktivität, was gut für den Umsatz und die Kundenzufriedenheit ist.

Papierloses Büro Vorteile, Nachteile - Der Gewinn steigt!
Digitalisierung abgeschlossen? Da rollt der Rubel!

Dazu kommt auch, dass Ihr Arbeitsplatz viel leichter geordnet werden kann. Die Daten sind zwar nicht mehr so langlebig wie auf dem Papier aber Sie können schnell gesammelt und kopiert werden.

Sicherheitsprobleme

Wie bereits erwähnt müssen Sie gut auf Ihre Netzwerksicherheit achten. Wenn jemand erst einmal in ihr Netzwerk eingedrungen ist dann kann er schnell große Menge daten sammeln. Des Weiteren kann Ihr System bei einem Stromausfall wichtige Daten verlieren. Die Hardware Ihrer Rechner kann bei einem Stromausfall großen Schaden erleiden. Es macht also Sinn redundante Systeme aufzubauen mit Kopien der gleichen Daten in verschiedenen unabhängigen Orten, bei denen es sehr unwahrscheinlich ist, dass sie zur gleichen Zeit unter Stromausfällen leiden werden. Wenn Sie besonders sicher sein wollen, dann können Sie auch ein Notstromsystem aufbauen, dass in einem Stromausfall alle essentiellen Systeme mit Energie versorgt.

Papierloses Büro Vorteile, Nachteile - Vorischt vor Phishingversuchen
Die Datendiebe angeln gerne nach Ihren teuren Daten

Software für das papierlose Büro

Wenn Sie nun vom papierlosen Büro überzeugt sind, dann hilft eine Software wie diese hier. Mit einem bequemen Software-Paket lässt sich die Digitalisierung einfach und schnell durchführen. Die Softwarehersteller haben schon länger Erfahrung in diesem Prozess und haben Lösungen für die aufkommenden Probleme und Hindernisse gefunden. Die Auswahl ist hier groß und es gibt die verschiedensten Angebote. Sie finden Programme, die für monatliche Abos gemietet werden können und auch kostenlose Unternehmenssteuerungssoftware. Hier ein Beispiel für die Nutzung des papierlosen Büros:

Fazit

Ob ein papierloses Büro Vorteile, Nachteile oder unüberwindbare Hindernisse birgt, dass hängt stark von ihrer Vorgehensweise und den verwendeten Werkzeugen ab. Wenn Sie sich gut auskennen oder einen versierten Berater haben dann wird die Digitalisierung ihres Büros Ihnen große Vorteile bringen.